찐 개발자의 퍼실리테이션 도전기 #3


이제는 동료들도 다들 잘 따라주어서 1,2편과 같은 그런 식의 다이나믹함은 없다. 그래서 이 글도 더이상 쓸 거리가 없다. ㅠㅠ 그냥 회의 때 사용하는 소소한 팁들에 대한 썰을 가볍게 풀고자 한다.

1. 회의 설계는 중요하다.

회의에 이야기 할 안건 또는 각 단계에 대해서 정리를 해 두고 얼마의 시간을 사용할지에 대해서 미리 적어두고 이것을 모든 사람들이 볼 수 있는 곳에 공유(화면공유 또는 화이트보드에 기록)하는 것이 좋다. 그러면 참석자들도 그 시간을 지켜주려고 노력하는 경우가 많다. 예를 들어서 이번 회의에 경우도 단계별로 시간을 미리 설계하였다.

전체 회의시간 90분

  • Show & Tell: 20분
  • 지난 Sprint 회고 및 종료: 20분
  • 티켓 리뷰: 20분
  • Evaluation: 10분
  • Assign 티켓: 10분
  • Sprint 목표 설정 및 시작: 10분

마지막 단계인 목표 설정 및 시작은 1,2분이면 충분한 것이긴 하지만 앞에서 시간이 오버되는 상황이 발생 할 수 있다는 가정하에 조금 여유롭게 잡았다. 그리고 회의는 주어진 시간보다 조금 일찍 끝나면 좋으니깐.

하지만… 회의실이 시간이 되었는데도 비켜주지 않는다. ㅠㅠ 앞선 시간이 외부인과의 미팅이라 비켜달라고 할 수도 없다. 그래서 10분 늦게 시작했다. 결국 80분에 맞춰서 다시 시간을 조정했다. 뒤에 여유를 둔 것이 조금은 도움이 되었다.

2. Parking Board를 미리 준비하자.

회의 도중에는 원래 주제는 아니지만 중요한 이야기가 나올 수 있다. 본 회의 주제와는 다르다고 무시할 수는 없다. 하지만 이런 이야기에서 시간을 너무 사용하게 되면 원래 이야기 하고자 했던 주제나 결정하려고 했던 것들을 시간 내에 끝내지 못할 수도 있다. 이 경우에는 무엇이 더 중요한지에 대해서 빠르게 파악을 해야하고, 그것에 대한 이야기를 나누는데 얼마의 시간이 걸릴까도 계산을 해야 한다. 더 중요한 것이라도 주어진 시간 내에 다 끝내기 힘들다면, 조금 덜 중요하더라도 주어진 시간 내에 끝낼 수 있는 주제에 대해서 먼저 이야기하고, 다른 주제는 다음에 따로 시간을 내는게 더 효과적이다. 대부분의 경우에는 이번 회의에서 원래 하고자 했던 이야기에 대해서는 이미 설계되어져서 시작된 회의이기 때문에 현재는 원래 이야기 하고자 했던 것을 계속 진행하는게 효과적이다. 그리고 새롭게 나온 주제는 현재 회의 참석자 모두가 다 참석할 필요는 없을 가능성도 있다.

이럴 경우에는 Parking Board(Agile쪽에서는 Parking Lots라는 표현도 사용하는 것을 보았다.)를 미리 준비해서 새로 나온 주제에 대해서 여기에 적어두고, 이건 본 회의가 끝나고 다시 이야기하는 것이 효과적이다. Parking Board를 가시적으로 운영하지 않더라도 대부분의 경우 암묵적으로 이렇게 하는 경우가 많기 때문에 그렇게 특별한 기술은 아니라도 생각하기 쉽지만, 이게 눈으로 보이는거와 아닌 것은 확실히 차이가 있다.

해당 의견을 낸 사람 입장에서 아주 중요한 의견을 냈는데, 다음에 이야기 하자고 하면 본인의 의견이 무시된다고 느껴질 수 있다. 분명 내가 낸 의견이 더 중요한건데 왜 덜 중요한 이야기한다고 내 얘기를 무시하고 담에 이야기 하자고 할까 ? 라고 생각할 수 있다. 이 경우 해당 안건을 꺼낸 분에게 양해를 구하고 Parking Board에 적고, 다시 한번 이야기했던게 이게 맞느냐고 확인을 함으로서, 그 분에게는 본인의 의견도 존중되고 있다는 심리적 안정감을 느끼게 해 줄수도 있으며, 혹시 다르게 이해하고 있는 참석자들에게도 바로 잡아주는 기회가 생긴다.

이번 회의

이번 Sprint Meeting은 10분 늦게 시작해서 80분 안에 끝내야 했다. Show & Tell은 15분 동안 발표자가 이야기를 해줬으며, 질문 및 피드백 시간을 5분을 가져서 총 20분의 시간을 사용했다. 나머지는 조금씩 시간을 줄여가면서 회의를 진행했는데, 도중에 중요한 추가 안건이 2개가 더 나와서 Parking Board에 적고 계속 진행했다. 결과적으로 회의가 생각보다 일찍 끝나서 20분의 시간이 남았다. 그래서 Parking Board에 적어둔 안건에 대해서 이야기를 했으며, 그중 꽤나 중요한 주제가 있었는데, 그것에 대해서는 그 자리에서는 해당 경험이 있거나 그 지식이 있는 사람들의 의견을 듣는 것을 위주로 진행하였으며, 최종 결정은 그 결정에 영향을 받는 실무자 3명이 따로 의논을 해서 결정하는 것으로 정하고 마쳤다. 추가 안건까지해서 거의 80분을 다 사용하는 회의가 되었다.

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